Veel gestelde vragen

De Wkkgz geldt voor iedereen die zorg aanbiedt:

  • Zelfstandige therapeuten (zzp)
  • Zorginstellingen
  • Complementaire/alternatieve therapeuten, indien zij zorg verlenen
  • Ook ongecontracteerde zorgverleners

  • Aangesloten zijn bij een erkende klachtenfunctionaris
  • Aangesloten zijn bij een erkende geschilleninstantie
  • Een interne klachtenregeling hebben
  • Bijhouden van incidenten/meldingen (MIC/MIM)
  • Werken volgens kwaliteitseisen (bijv. professionele richtlijnen, dossiervoering)
  • Transparant zijn richting cliënten over tarieven, behandeling en klachtenprocedure

De klachtenfunctionaris helpt cliënten bij het indienen en bespreken van klachten. Hij/zij probeert te bemiddelen tussen cliënt en therapeut zonder dat het meteen juridisch wordt.

Als de klacht niet binnen je praktijk kan worden opgelost, kan de cliënt naar een onafhankelijke geschilleninstantie. Deze instantie kan:

  • een bindende uitspraak doen
  • eventueel een schadevergoeding toekennen

Aangesloten zijn is verplicht.

Je moet cliënten vooraf en duidelijk informeren, bijvoorbeeld via:

  • je website
  • folder in de praktijk
  • behandelovereenkomst
    Hierin staat o.a. hoe men een klacht kan indienen en bij welke instanties je bent aangesloten.

Ja, je moet intern incidenten vastleggen (MIC/MIM).
Ernstige incidenten (“calamiteiten die tot ernstig letsel of overlijden leiden”) moeten worden gemeld bij de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd).

KMS staat voor

Kwaliteitsmanagementsysteem (KMS), dat verplicht is volgens de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Een KMS is een systeem van afspraken, beleid en maatregelen om de kwaliteit van zorg te waarborgen en te voldoen aan wet- en regelgeving. Zorgaanbieders, zowel instellingen als zzp’ers, moeten een KMS hebben om betrouwbare zorg te leveren. 

Wat is een KMS en waarom is het verplicht?
  • Wat het is: Een KMS omvat documentatie zoals een handboek, richtlijnen en rapportages, ontworpen om de kwaliteit van de zorg te beheersen en te verbeteren.
  • Verplichting: De Wkkgz verplicht alle zorgaanbieders (zoals ziekenhuizen, huisartsen en fysiotherapeuten) om een KMS te hebben, zodat zij verantwoorde zorg leveren, klachtenregelingen hebben en voldoen aan de wet.
  • Doel: Het systeem zorgt voor betrouwbare en veilige zorg, helpt bij het naleven van wetten, verhoogt de tevredenheid van patiënten en medewerkers, en stimuleert continue verbetering via een Plan-Do-Check-Act (PDCA) cyclus. 
Toepassing
  • Voor wie: Alle zorgaanbieders, inclusief zelfstandige beroepsbeoefenaren zoals zzp’ers, vallen onder de Wkkgz.
  • Handhaving: De Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) is van toepassing op alle zorgaanbieders in de zin van de Wkkgz.
  • Andere eisen: Naast de Wkkgz kan een KMS ook een eis zijn bij aanbestedingen door gemeenten voor Wmo. 

Volgens de Wkkgz en WGBO moet een zorgdossier minimaal 20 jaar bewaard blijven, tenzij anders afgesproken of noodzakelijk

De IGJ kan:

  • waarschuwingen geven
  • boetes opleggen
  • in ernstige gevallen praktijken sluiten

Daarnaast loop je reputatie- en aansprakelijkheidsrisico’s.

Er zijn verschillende organisaties die dit aanbieden, zoals:

  • Via de NFG
  • onafhankelijke erkende geschilleninstanties
  • Wkkgz-pakketten via dienstverleners

Als therapeut moet je de cliënt begrijpelijk informeren over:

  • De diagnose of probleeminschatting.
  • Het doel van de behandeling.
  • Behandelopties (inclusief niets doen).
  • Risico’s en bijwerkingen.
  • Kosten en duur.
  • Vooruitzichten en verwachtingen.

De cliënt moet voldoende informatie hebben om **geïnformeerde toestemming** te kunnen geven.

De cliënt moet **toestemmen** met de behandeling **nadat** hij/zij goed geïnformeerd is.

Toestemming kan:

  • Schriftelijk zijn (bij voorkeur bij risicovolle of ingrijpende behandeling).
  • Mondeling zijn.
  • Stilzwijgend zijn (bij routinematige handelingen).

De cliënt mag de toestemming altijd intrekken.

Het dossier moet minimaal bevatten:

  • Gegevens die relevant zijn voor goede zorg.
  • Behandelverslagen en evaluaties.
  • Correspondentie (bijv. met huisarts).
  • Toestemming van de cliënt.
  • Bijzonderheden of incidenten.
  • Diagnostische gegevens, indien van toepassing.

Notities die **puur voor jezelf** zijn (interne gedachten) of aantekeningen horen *niet* in het formele dossier.

De wettelijke bewaartermijn is **20 jaar**, tenzij:

  • Een andere wettelijke termijn geldt, of
  • langer bewaren voor cliënt of therapeut belangrijk is;
  • een cliënt op grond van de AVG om vernietiging vraagt.

  • De cliënt zelf.
  • Een gemachtigde (met schriftelijke toestemming).
  • Ouders/voogden bij kinderen tot 12 jaar.
  • De jongere zelf en ouders samen tussen 12 en 16 jaar.
  • Vanaf 16 jaar: alleen de jongere zelf.

De therapeut mag delen die de privacy van anderen schenden afschermen.

lleen wanneer:

1. De cliënt uitdrukkelijke toestemming geeft, of;

2. er sprake is van een wettelijke verplichting (bijv. infectieziekten), of;

3. er sprake is van ernstig gevaar voor de cliënt of omgeving (beroepsgeheim doorbreken mag dan soms).

Toestemming vastleggen in het dossier is verplicht.

  • Recht op informatie.
  • Recht op inzage en kopie van het dossier.
  • Recht op correctie of aanvulling.
  • Recht op vernietiging van (delen van) het dossier.
  • Recht om behandeling te weigeren.
  • Recht op privacy en beroepsgeheim.

Dat moet je opvolgen tenzij:

  • het strijdig is met goede zorg, of;
  • een wettelijke verplichting geldt om gegevens te bewaren.

Vraag altijd schriftelijke bevestiging van het verzoek.

  • 0–12 jaar:  ouders/voogd beslist. Kind wordt wel betrokken op zijn/haar niveau.
  • 12–16 jaar: zowel ouders als kind moeten toestemming geven. Bij ernstige meningsverschillen beslist het kind als hij/zij goed kan inschatten wat er nodig is.
  • 16 jaar en ouder: wordt behandeld als volwassene.

De WGBO geldt voor alle zorgverleners die als zelfstandige medische of paramedische handelingen uitvoeren, zoals:

  • Psychologen en psychotherapeuten.
  • Fysiotherapeuten.
  • Ergotherapeuten.
  • Verpleegkundigen.
  • Complementaire (psychosociale) therapeuten.

  • Goede en veilige zorg leveren.
  • Cliënt begrijpelijk informeren.
  • Dossier zorgvuldig bijhouden.
  • Privacy waarborgen.
  • Beroepsgeheim naleven.
  • Toestemming vragen voor behandeling.
  • Professioneel handelen volgens richtlijnen en standaarden.

Er is sprak van beroepsgeheim tenzij…

Wanneer je twijfelt: overleg met een collega, beroepsvereniging of jurist. Documenteer je afweging in het dossier.

Niet verplicht, **maar sterk aanbevolen**, omdat:

  • Het duidelijkheid geeft over verwachtingen.
  • Het juridische zekerheid biedt.
  • Het discussies over facturen en betalingsvoorwaarden voorkomt.
  • Het naleving van de WGBO ondersteunt.